En este nuevo artículo te voy a explicar el mejor modo de organizar documentos en casa. De este modo únicamente vamos a archivar documentos que sea realmente necesario guardar.
La inmensa mayoría de la documentación que nos llega a casa son cartas del banco o facturas de servicios de luz, agua o gas. Cartas meramente informativas, que una vez leídas pueden ir directamente a la destructora de papel. Procura no reciclar ni tirar directamente a la basura este tipo de documentos con datos personales.
Al tener la inmensa mayoría de facturas domiciliadas en el banco, aunque te lleguen en papel a casa, no es necesario guardar todas las copias. Si alguna vez necesitamos alguno de esos papeles, basta con solicitarlo.
Nos enviarán una copia escrita o mejor aún, unas claves que nos proporciona el propio banco. Con las claves podremos descargar directamente lo que necesitemos, y archivar documentos necesarios, directamente en nuestro ordenador.
Hay una serie de documentos que no se deben destruir y hay que guardar durante unos periodos de tiempo estipulado:
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Los tickets de compra conviene guardarlos siempre un tiempo prudencial según el establecimiento , por si hay que hacer alguna devolución.
Lo más habitual es un plazo entre quince días a un mes. Hay tiendas en los que la devolución de artículos puedes hacerla incluso tras varios meses de la compra.
Revisa si el cambio de artículo es por el dinero o por un vale con el importe. Comprueba si ese vale tiene o no un plazo de caducidad. En cuyo caso, también tendrás que guardarlo.
Para hacer valer la garantía de cualquier artículo que compres en España, guarda los tickets y facturas de compra DOS AÑOS.
Las declaraciones de la renta, y todo lo relacionado con impuestos, prescriben a los CUATRO AÑOS. Mi consejo es guardar DE FORMA INDEFINIDA todo lo que sea relacionado con la Administración: Multas, impuestos, nóminas, contratos de trabajo…
Si compras una casa, el seguro decenal, que garantiza cualquier defecto de construcción, prescribe a los 10 años.
Las escrituras de la casa, con cualquier documentación añadida: gastos de notaría, seguros de vida, de accidentes… se guardan para siempre.
Los historiales médicos también conviene tenerlos guardados de forma indefinida: las analíticas, los informes de urgencias, las pruebas con sus resultados…
En cuanto a los documentos que hay que guardar archivados en papel, para organizarlos de manera eficaz y ordenada lo ideal son los archivadores de oficina.
Dentro podrás ordenar documentos según su tipo: hogar, impuestos, seguros, contratos, nóminas, colegios, médicos, trabajos escolares… en carpetas y cajas.
Dentro de cada categoría, lo mejor es archivar documentos según su año. Utiliza etiquetas y sabrás en todo momento cuándo caduca cada carpeta (las garantías, por ejemplo) . De este modo te resultará muy fácil hacer limpieza de documentos antiguos.
También hay muchos documentos y papeles que no es encesario guardar siempre en papel. Todos esos, se escanean y se guardan en un disco duro.
El modo de organizar documentos sentimentales, como los trabajos escolares de los niños, es escanearlos. Guardarás para la posteridad todos esos trabajitos que tanta ilusión te hacen, pero no ocuparán espacio en casa más allá del disco duro.
Estoy segura de que estos consejos te ayudarán a organizar documentos de los que abundan en tu casa. Archivar documentos puede parecer complicado, pero es más sencillo de lo que piensas. Simplemente sigue estas pocas pautas y verás lo sencillo que te resulta a partir de ahora.
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